С 1 февраля 2021 года все ИП обязаны указывать номенклатуру товара в чеке. У каждой позиции должно быть понятное название, указаны единицы измерения и цена за единицу. Подробнее об этом мы рассказывали в предыдущей статье.
Для соблюдения новых требований нужно заранее создать в кассе или учетной программе базу товаров. Рассказываем, как сделать это, если для расчетов с покупателями вы используете смарт-терминал Эвотор или МТС кассу.
Создаем базу товаров в ККТ Эвотор
Есть три способа создать товарную номенклатуру в кассе Эвотор:
Вручную.
Вносить каждый товар/услугу и заполнять карточку товара с нуля прямо на терминале. Подходит, если у вас небольшая номенклатура (до 100 товаров/услуг), и у большинства из них нет штрих-кодов.
Полуавтоматический режим.
Отсканируйте штрих-код нового товара, еще не сохраненного в кассе, и Эвотор через интернет отправит запрос в облачную базу товаров. Если в ней уже есть такой штрих-код с наименованием товара, название появится автоматически. Но остальные поля карточки товара все равно придется заполнить вручную.
Автоматический режим.
Если у вас же есть номенклатура в 1С, Excel или другой учетной программе, ее можно загрузить в Эвотор и не тратить время на ручное создание базы. Важно: по умолчанию Эвотор не умеет делать такой обмен, поэтому придется приобрести программу в магазине приложений.
Для создания новой номенклатурной позиции вручную зайдите в раздел “Товары”, и во вкладке “Товары” нажмите “Добавить”. Выберите тип (товар или услуга), заполните все необходимые поля и сохраните.
Затраты времени на создание нового товара зависят от того, насколько полную информацию вы собираетесь указывать. Если вы планируете вести учет на основании данных кассы, помимо названия, единиц измерения и цены продажи стоит внести закупочные цены. Подробное пошаговое описание процесса добавления товаров вы также можете найти на сайте Эвотор.
Полезно: если вы продаете товары без сканера или услуги, и наименований больше 30-50, будет удобно продумать для них группировку по какому-то признаку, и добавить эти группы в товарный справочник. Затем при создании товара указывайте группу, и это поможет кассиру быстрее находить его в общем списке.
Важно: если вы опасаетесь, что кассиры будут по привычке пробивать товары по свободной цене, запретите им делать это через настройку прав. Сначала проверьте, что у сотрудников уже настроены профили в кассе. Зайдите в раздел “Сотрудники”, во вкладке “Роли” выберите поочередно каждого кассира и нажмите “редактировать”. Откроется список, где нужно убрать галочку с пункта “Регистрация по свободной цене”.
Создание товарной базы в МТС кассе
Пользователи касс от компании МТС могут создать базу товаров вручную на самой кассе, поштучно добавить их через личный кабинет или загрузить в систему одним файлом в формате CSV или XLS.
Важно! Возможность загрузки товаров зависит от вашего тарифного плана.
Если касса в собственности:
- на бесплатном тарифном плане “Базовый” товары можно добавлять только на самом терминале, и их количество ограничено — не более 500 позиций;
- на платных тарифах можно добавить товары вручную в личном кабинете или загрузить из файла: до 10 000 позиций для плана “Лайт” или неограниченное количество для тарифа “Бизнес”.
Как вручную добавить товар в МТС кассу
Если у вас небольшая товарная база, добавить наименования и другие атрибуты можно прямо на терминале. Порядок работы для касс на операционной системе Android пошагово показан в этом видео:
Добавление товара в МТС кассу в личном кабинете
Пользователи платных тарифов с небольшой номенклатурой также могут добавить их онлайн в личном кабинете. Для этого зайдите в раздел “Справочники” - “Товары” и нажмите “Добавить”.
В появившемся окне заполните основную информацию: название, тип товара, группа, штрих-код (при наличии) и нажмите “сохранить”.
Далее откроется подробная карточка товара. Переключайтесь между вкладками в левой части экрана, чтобы заполнить необходимые поля.
Полезно: Если у вас несколько однотипных товаров, которые отличаются только ценой и названием, можно ускорить ручное создание базы, копируя карточки. Для этого создайте первый товар, сохраните его, а затем нажмите на три точки в правой части списка товаров и выберите “копировать”. Будет создан новый товар с точно такими же параметрами, отличающийся только внутренним кодом — он будет на единицу больше. В примере ниже товар 11903 был создан первым, а товар с кодом 19904 появился после копирования.
Загрузка товаров в МТС кассу из файла
Касса “принимает” базу в формате файла CSV или XLS. Перед загрузкой есть возможность потренироваться и добавить файл в тестовый аккаунт по адресу demo.litebox.ru. Если он загрузился успешно, можно приступать к “боевой” загрузке базы в личный кабинет. Рекомендуется разбить ее на отдельные файлы по 300-400 товаров. В случае ошибки загрузки так будет проще найти, где именно допущены недочеты — например, не заполнено обязательное поле.
Обязательные поля в файле:
- наименование;
- единицы измерения;
- группа товара;
- локальный код или штрих-код.
Скачать пример файла и ознакомиться с пошаговой инструкцией по загрузке вы можете на сайте МТС касса по ссылке.
В следующих статьях расскажем, можно ли добавлять товары в автономные кассы, и насколько сложно это сделать. Подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы не пропустить полезные материалы!
