В 2018 году в России началась программа по маркировке товаров. Обязательное условие для работы с системой маркировки — подключение к сервисам электронного документооборота. Как это работает, и что делать бизнесу для подключения к ЭДО?
Как работает ЭДО в системе маркировки товаров
Подробнее о том, как работает ИС Маркировка, мы уже рассказывали в этой статье. Сервис электронного документооборота в этом случае выступает каналом передачи информации о перемещении товара от производителя к поставщику, а затем в торговую точку.
При отгрузке товара в систему уходит универсальный передаточный документ (УПД). Торговая точка подтверждает факт прихода товара в системе ЭДО. Все приходы отображаются в виде входящих документов, в каждом из которых указаны подробности поставки: название товара, количество и его коды. Алгоритм работы системы можно сравнить с ЕГАИС, где также необходимо подтверждать факт прихода товара на точку.
После того, как в систему отправлен УПД о перемещении товара на торговую точку, ЭДО уже не участвует в процессе передачи информации. Факт продажи товара фиксируется на кассе, и информацию о его выходе из оборота в ИС Маркировка передает оператор фискальных данных.
Таким образом, основная обязанность розничной торговой точки при работе с ЭДО — подтверждение входящих накладных. Нет необходимости самостоятельно формировать новые документы или отчеты по продажам. Единственный случай, когда потребуется создать исходящий документ и отправить его поставщику — возврат маркированного товара.
Как выбрать оператора для подключения к ЭДО?
Услуги по подключению к ЭДО предоставляют десятки компаний, и владельцу небольшого бизнеса порой трудно выбрать из всех предложений самое выгодное.
Перед заключением договора обязательно оцените тариф по следующим критериями:
- Количество входящих документов в месяц. Рассчитывается исходя из количества поставок маркированного товара за этот период.
- Стоимость отправки данных клиентам других ЭДО (роуминг). Если нужно отправить документ поставщику, который пользуется другим ЭДО, оператор может взимать за это дополнительную плату. Обязательно уточните стоимость такой услуги при выборе тарифа.
- Количество исходящих в месяц. Посчитайте, как часто вы делаете возвраты поставщикам маркированного товара, и ориентируйтесь на средний показатель.
- Условия обслуживания в случае исчерпания лимита. Узнайте сколько будет стоить каждый входящий и исходящий документ, если вдруг вы исчерпаете предоставленные на месяц лимиты.
Учитывайте, что наиболее удобный вариант — подключение к ЭДО через вашего оператора фискальных данных, если он предоставляет такую услугу. Благодаря этому вся информация — и входящие УПД, и данные о продажах товара — будут храниться в одной системе.
Преимущества тарифного плана ЭДО Поток от оператора OFD.RU
Все клиенты оператора фискальных данных OFD.RU могут подключиться к сервису ЭДО Поток и принимать в нем УПД от поставщиков. Важно: вы не платите за входящие документы и использование сервиса! Согласно условиям тарифного плана оплачиваются только исходящие документы.
Преимущества работы с ЭДО через OFD.RU:
- вы выбираете количество исходящих в зависимости от оборотов бизнеса и не переплачиваете;
- нет временного ограничения на использование пакета;
- количество входящих неограниченно;
- после исчерпания ресурса плата за каждый исходящий от 8 рублей;
- вы не переплачиваете за роуминг (передачу документов клиентам других ЭДО).
Если вы уже работаете с OFD.RU, вам не придется тратить время на оформление нового договора. Свяжитесь с вашим менеджером, заполните заявку по телефону, и мы поможем быстро заключить договор и подключить услугу.
Что нужно для подключения к ЭДО?
Главное условие для работы с ЭДО — наличие электронно-цифровой подписи. Она выступает аналогом обычной подписи на бумажных документах и гарантирует достоверность всех сведений, отправленных в систему маркировки. Юридические лица должны оформлять ЭЦП на директора или бухгалтера, индивидуальные предприниматели — на себя лично. При работе с ЭДО Поток можно использовать Jacarta и Рутокен, что позволяет сэкономить на покупке дополнительных ЭЦП.
Для использования ЭДО не нужно устанавливать дополнительные программы — зайти в личный кабинет можно через интернет. Однако для работы ЭЦП может понадобится специализированное ПО (например, Крипто Про).
После того, как вы выбрали компанию для ЭДО, заключили договор и оформили ЭЦП, необходимо определить ответственных за подтверждение УПД. В розничной сети можно доверить эту работу товароведу или бухгалтеру. В небольшом магазине такой работой удобнее заниматься собственнику, так как продавцы-кассиры не всегда обладают достаточными знаниями для работы с подобными сервисами.
Дополнительные возможности при работе с ЭДО
Подключение к сервису ЭДО — обязанность, установленная законом, но из этого можно извлечь дополнительные выгоды для бизнеса.
1. Если вы используете программы 1С для внутреннего учета, объедините их с сервисом ЭДО (доступно для клиентов OFD.RU). После установки бесплатного модуля интеграции товаровед сможет работать со всеми документами в привычной ему программе и не отвлекаться, переключаясь на другие сервисы.
2. Отправляйте через ЭДО все необходимые отчеты и документы в ФНС, ПФР и ФСС. Система будет напоминать о датах сдачи отчетности и автоматически уведомлять о новых сообщениях и требованиях от госорганов.
3. Обсудите с поставщиками возможность полного перехода на электронный документооборот. Это избавит от необходимости вести бумажную волокиту, к тому же все документы будут надежно храниться в одном сервисе, и вы сможете получить доступ к ним в любое удобное время. Все документы, созданные в электронном виде, подписанные ЭЦП и отправленные через ЭДО, считаются аналогами бумажных документов с подписью и печатью.
Чтобы подключить ваш магазин к ЭДО для маркировки, заполните заявку в онлайн-чате или свяжитесь с нами.
