С 1 сентября 2023 года начинается переход на использование машиночитаемых доверенностей (МЧД). Что такое МЧД, и как их ввод отразится на работе розницы с “Честным знаком” и ЕГАИС — рассказываем в новой статье.
Самое важное о МЧД
Машиночитаемая доверенность — цифровой аналог обычной бумажной доверенности. С 2022 года ее можно использовать, чтобы предоставлять право сотруднику или сторонней организации от имени вашей компании совершать действия с электронными документами и сервисами.
Ранее для сотрудника выпускали сертификат электронной подписи с указанием данных организации, где он работает и от которой имеет право совершать определенные действия. Если сотрудник работал в двух организациях одновременно, он мог использовать такую подпись только для той компании, чьи сведения указаны при оформлении сертификата.
С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры больше не смогут выпускать сертификаты сотрудников с указанием данных организации. Вместо этого они будут оформлять сертификат физического лица и указывать исключительно его личные данные: ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН. Таким образом сотрудник получает “персональную” подпись, и она никак не связана с какой-либо организацией.
Чтобы предоставить сотруднику право использовать подписывать этим сертификатом документы от имени компании, руководитель должен оформить на него МЧД и подписать ее своей КЭП (квалифицированной электронной подписью). Аналогичную МЧД можно оформить и на другую организацию, если вы хотите предоставить ей право на сдачу отчетности или иные действия.
Важно: руководителю организации или индивидуальному предпринимателю МЧД не нужна — так как они имеют право действовать от имени организации без доверенности в любой ситуации.
Какие права можно предоставить с помощью МЧД
При оформлении электронной машиночитаемой доверенности руководитель организации указывает, какие именно полномочия получает сотрудник или сторонняя организация:
- подписывать договоры, акты и другие документы в ходе электронного документооборота с контрагентами;
- принимать участие в торгах по 223 и 44 ФЗ на электронных площадках;
- совершать действия в системах “Честный знак” и ЕГАИС;
- отправлять отчетность в налоговую и Социальный Фонд России (который теперь объединяет ПФР и ФСС).
Сроки внедрения МЧД
Изначально планировалось, что с 1 сентября 2023 года текущие сертификаты сотрудников, выпущенные с указанием организации, перестанут работать.
Однако такой резкий переход мог повлечь за собой очереди в удостоверяющих центрах и проблемы при работе с множеством сервисов, от сдачи отчетности до ЕГАИС.
В связи с этим установлен переходный период до 31 августа 2024 года. До этой даты еще можно использовать сертификаты сотрудников, выпущенные по “старой” схеме. Но если срок действия сертификата истечет раньше — продлить его уже не получится. Придется выпускать КЭП на физическое лицо и оформлять МЧД.
Важно: Удостоверяющие центры будут выпускать сертификаты для сотрудников “по старым правилам” только до 31 августа 2023 года.
Поэтому, если вы пока не готовы к переходу на МЧД — нужно перевыпустить такие ЭЦП, даже если срок их действия еще не истекает. Так вы получите лишний год на подготовку и сможете переждать период “адаптации” всех государственных сервисов к новым правилам.
Как и где создавать МЧД
Зависит от того, где именно вы собираетесь ее использовать. ФНС России уже запустила единый сервис для работы с доверенностями и реестр, к которому будут обращаться гос органы при проверке.
На портале https://m4d.nalog.gov.ru/ вы можете:
- создать доверенность;
- загрузить уже готовую доверенность в реестр;
- создать и загрузить заявление на отмену доверенности.
Кроме того, сформировать доверенность можно через оператора ЭДО, а МЧД для системы маркировки — непосредственно в "Честном знаке".
МЧД для “Честного знака”
В “Честном знаке” реализован внутренний функционал выдачи доверенностей прямо в личном кабинете системы. Обратите внимание, что такая доверенность будет действовать только для системы маркировки. Вы можете предоставить сотруднику право подписи документов или только права на просмотр.
Особенности оформления МЧД для ЕГАИС
Согласно официальной презентации от ФСРАР, сформировать доверенность для ЕГАИС можно через сервис ФНС, а также у операторов ЭДО. Если доверенность оформляется до 01.09.2023, выберите вариант “B2B доверенность”, если позже — Единую форму доверенности (МЧД версии 003).
Сформируйте доверенность с указанием полномочия “Подписание документов, отправляемых в Росалкогольрегулирование”. Подпишите ЭЦП руководителя или ИП и загрузите в реестр ФНС.
Особенность работы с ЕГАИС заключается в том, что ключ для этой системы состоит из двух контейнеров: ГОСТ (это сам сертификат руководителя либо физического лица) и RSA — эта часть формируется на сайте ЕГАИС. Соответственно, для работы в ЕГАИС с использованием ЭЦП физического лица не достаточно оформить МЧД.
Необходимо запустить УТМ (универсальный транспортный модуль) новой версии с ключом физического лица, подгрузить туда доверенность, выбрать места осуществления деятельности и сформировать RSA-ключ. Только после этого электронную подпись можно использовать для приема и отправки документов в ЕГАИС.
МЧД при сдаче деклараций в Росалкогольрегулирование
После 1 сентября 2023 года подавать декларации в ФСРАР можно будет с использованием сертификатов физических лиц сотрудников, подтвержденных МЧД. Однако сделать это можно будет только через функционал УТМ.
Подавать отчетность по старой схеме, через личный кабинет на сайте service.fsrar.ru можно будет только с ЭЦП руководителя ООО, либо с ЭЦП сотрудника, оформленной по “старым” правилам до 1 сентября 2023 года.
